প্রতিবেদন সেবা কাঠামো
অনলাইন রিপোর্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বাংলাদেশ সরকারের একটি বৃহৎ তথ্যভান্ডার। যার মাধ্যমে সকল মন্ত্রণালয়, দপ্তর/অধিদপ্তর, বিভাগ, জেলা, উপজেলা, ইউনিয়নের প্রতিবেদন তৈরি, প্রেরণ ও গ্রহণের করা সম্ভব। তৈরিকৃত প্রতিবেদন স্বয়ংকৃতভাবে সংকলিত হয়ে ঊর্ধ্বতন অফিসে প্রেরিত হয়। সিস্টেমটি ব্যবহারে সরকারি কর্মদক্ষতা বৃদ্ধি পাবে, সময় বাঁচবে, খরচ কমবে ও জটিলতা হ্রাস পাবে। সিস্টেমের ড্যাশবোর্ডের মাধ্যমে সরকারের সর্বোচ্চ পর্যায়ে সিদ্ধান্ত গ্রহণে সহায়ক হবে ।
অনলাইন রিপোর্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বাংলাদেশ সরকারের একটি বৃহৎ তথ্যভান্ডার। যার মাধ্যমে সকল মন্ত্রণালয়, দপ্তর/অধিদপ্তর, বিভাগ, জেলা, উপজেলা, ইউনিয়নের প্রতিবেদন তৈরি, প্রেরণ ও গ্রহণের করা সম্ভব। তৈরিকৃত প্রতিবেদন স্বয়ংকৃতভাবে সংকলিত হয়ে ঊর্ধ্বতন অফিসে প্রেরিত হয়। সিস্টেমটি ব্যবহারে সরকারি কর্মদক্ষতা বৃদ্ধি পাবে, সময় বাঁচবে, খরচ কমবে ও জটিলতা হ্রাস পাবে। সিস্টেমের ড্যাশবোর্ডের মাধ্যমে সরকারের সর্বোচ্চ পর্যায়ে সিদ্ধান্ত গ্রহণে সহায়ক হবে ।
অনলাইন রিপোর্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বাংলাদেশ সরকারের একটি বৃহৎ তথ্যভান্ডার। যার মাধ্যমে সকল মন্ত্রণালয়, দপ্তর/অধিদপ্তর, বিভাগ, জেলা, উপজেলা, ইউনিয়নের প্রতিবেদন তৈরি, প্রেরণ ও গ্রহণের করা সম্ভব। তৈরিকৃত প্রতিবেদন স্বয়ংকৃতভাবে সংকলিত হয়ে ঊর্ধ্বতন অফিসে প্রেরিত হয়। সিস্টেমটি ব্যবহারে সরকারি কর্মদক্ষতা বৃদ্ধি পাবে, সময় বাঁচবে, খরচ কমবে ও জটিলতা হ্রাস পাবে। সিস্টেমের ড্যাশবোর্ডের মাধ্যমে সরকারের সর্বোচ্চ পর্যায়ে সিদ্ধান্ত গ্রহণে সহায়ক হবে ।
ব্যবহার সহায়িকা
আপনার জিজ্ঞাসা
হ্যাঁ আছে। যোগাযোগঃ [email protected] উক্ত মেইলে সরাসরি যোগাযোগ করা যাবে।
হ্যাঁ আছে। লগইন পেইজে "ব্যবহার সহায়িকা" অপশন থেকে ডাউনলোড করতে পারেন।
প্রতিবেদন সেবা কাঠামো অ্যাপ্লিকেশনটি যেকোন একসেবা সিস্টেমে অন্তর্ভুক্ত যেকোন সরকারি অফিস উক্ত সিস্টেমে লগইন করে ব্যবহার করতে পারবে।
যেকোন ই-নথি ব্যবহারকারী প্রতিবেদন সেবা কাঠামোতে লগইন করতে পারবেন।
হ্যাঁ। আইডি ছাড়াও একই ফিল্ডে ইউজার নেম ব্যবহার করা যাবে।.
"ইউজার আইডি: নথি সিস্টেম থেকে প্রাপ্ত সংখ্যাবাচক ১২ ডিজিটের আইডি হচ্ছে ইউজার আইডি। প্রোফাইল ব্যবস্থাপনা থেকে আপনি আপনার নামের মিল রেখে যে ইউনিক নেম বাছাই করবেন, সেটাই ইউজার নেম।"
রিপোর্টে ডাটা এন্ট্রি করা ইউজারকে তৈরিকারী বলে। যাচাইকারী
অনুমতিপ্রাপ্ত ইউজারগণ তার আইডির মাধ্যমে লগইন করে "নিজের রিপোর্ট" অপশনে একক ও গ্রুপ রিপোর্টের তালিকা পর্যায়ক্রমে দেখতে পারেন।
একক রিপোর্ট হলো একটি বিষয়ের উপর একটি টেমপ্লেটে তৈরিকৃত রিপোর্ট। গ্রুপ টেমপ্লেট হলো একাধিক বিষয়ের উপর একাধিক টেমপ্লেট একটি গ্রুপ আকারে উপস্থাপিত রিপোর্ট।
হ্যাঁ আছে। সংযুক্তি ফাইলের সর্বোচ্চ সাইজ ২০ এমবি।
পাসওয়ার্ড ভুলে গেছেন অপশন থেকে পাসওয়ার্ড রিসেট করা যায়।
রিপোর্টে সংশোধনের প্রয়োজন হলে উর্ধতন অফিস সরাসরি আগত রিপোর্ট অপশন থেকে অনুমতি প্রধান করতে পারে। আবার ডাটা ডাটা এন্ট্রিকারী অফিসও চাইলে আগত রিপোর্ট অপ্সহন থেকে অনুমতি চাইতে পারে। অনুমতি প্রাপ্ত রিপোর্ট পুনরায় তৈরিকারীর কাছে ডাটা এন্ট্রির জন্য আসবে।
৫ (পাঁচ)। ১) সুপার অ্যাডমিন ২) অফিস অ্যাডমিন ৩) রিপোর্ট তৈরিকারী ৪) রিপোর্ট যাচাইকারী ৫) রিপোর্ট অনুমোদনকারী
সুপার অ্যাডমিন হলেন এমন ইউজার যাকে সিস্টেমের সকল ফাংশন ব্যবহার করার অনুমতি দেওয়া হয়েছে। যিনি সুপার অ্যাডমিন হিসেবে অন্যান্য অ্যাডমিনদের কার্যপ্রক্রয়া ও সিস্টেমে অ্যাক্সেস করার বিষয়সমূহ (কাউকে অ্যাক্সেস দেওয়া না দেওয়া) ইত্যাদি নির্ধারণ করতে পারবেন।
অফিস অ্যাডমিন হলেন এমন ইউজার যিনি তার অফিসে সিস্টেমের সাথে জড়িত অন্যান্য ব্যক্তি বা ব্যক্তিবর্গকে সিস্টেমে অন্তর্ভুক্ত করবেন এবং কার্য প্রক্রয়ার উপর ভিত্তি করে ইউজারদের এক্সেস বন্টন করবেন ও অন্যান্য অসুবিধা পর্যালোচনা করে ইউজারদের সিস্টেম সম্পর্কিত সমস্যা সমাধান করবেন।
"রিপোর্ট তৈরিকারী / মেকার ইউজার মূলত সিস্টেমে পূর্বনির্ধারিত ফরমেট অনুযায়ী রিপোর্ট টেম্পলেট তৈরি করতে পারবেন। এছাড়াও কাজের পরিধি অনুযায়ী বা কার্য প্রক্রিয়া অনুযায়ী বিভিন্ন সময় বিভিন্ন ধরনের রিপোর্টের টেম্পলেট তৈরি করার কাজে নিযুক্ত থাকবেন।"
রিপোর্ট যাচাইকারী / চেকার ইউজার হলেন এমন একজন ইউজার যিনি সিস্টেমে অন্তর্ভুক্ত রিপোর্টগুলো চেক করবেন এবং অনুমোদনের জন্য উচ্চস্তরের অফিসারের নিকট রিপোর্টগুলো প্রেরণ করবেন।
১৮.রিপোর্ট অনুমোদনকারী কারা?
ইউজার যদি পাসওয়ার্ড ভুলে থাকেন তবে পাসওয়ার্ড রিসেট অংশ থেকে পাসওয়ার্ডটি পুনরায়া রিকভার করে নিতে পারেন। সেক্ষেত্রে ইউজার আইডি/নেইম এবং ইউজার এর প্রদত্ত ইমেইলটি লিখে;অনুরোধ করুন; বাটনে এ ক্লিক করুন। ইউজার ইমেইল এ পাসওয়ার্ডটি পাঠানো হবে।
(যাচাইকারীর থেকে ইউজারের (অনুমোদনকারী) কাছে পাঠানো রিপোর্ট টেমপ্লেট মধ্য যেগুলির কার্যক্রম করার সময়সীমা অতিক্রম করেছে তার সংখ্যা)
(যাচাইকারীর থেকে ইউজারের (অনুমোদনকারী) কাছে পাঠানো সকল রিপোর্ট টেমপ্লেট এর সংখ্যা)
(ইউজার অফিস থেকে অন্যান্য অফিসে প্রেরিত তৈরিকৃত রিপোর্ট)
১. বিশেষ ২.পুনরাবৃত্তি
বিশেষ রিপোর্টের ক্ষেত্রে মেকার রিপোর্টি সাবমিট করার পরে এটির কার্যক্রম শেষ হয়ে যাবে। এই রিপোর্টের টেমপ্লেটের কোনো কপি তৈরি হবেনা। এই রিপোর্টের সাবমিট করার শেষ তারিখ হবে রিপোর্টটি ক্যাবিনেট অফিস থেকে কনফিগার করার সময় যে নির্দিষ্ট তারিখ সিকেক্ট করে দেয়া হয়েছে সেই তারিখ। যা শিরোনামের নিচে দেখাবে ।
পুনরাবৃত্তি রিপোর্টের ক্ষেত্রে মেকার রিপোর্টি সাবমিট করার পরে এটির কার্যক্রম শেষ হয়ে যাবে না বরং এই রিপোর্টের টেমপ্লেটের একটি কপি তৈরি হবে। এই টেমপ্লেটটি তৈরি হবে নিম্নের রিপোর্টের ধরনের উপর ভিত্তি করে।
এই ধরনের রিপোর্টের ক্ষেত্রে রিপোর্টটি প্রেরণের শেষ তারিখ হবে ৭,১৪,২১,২৮। মেকার ৭ তারিখের রিপোর্ট টি সাবমিট করার সাথে সাথে ১৪ তারিখে সাবমিট করার জন্য আগের টেমপ্লেটের একটি কপি তৈরি হয়ে যাবে । এইভাবে মাসে ৪ টি রিপোর্ট তৈরি হবে।
এই ধরনের রিপোর্টের ক্ষেত্রে রিপোর্টটি প্রেরণের শেষ তারিখ হবে ১৪,২৮। মেকার ১৪ তারিখের রিপোর্ট টি সাবমিট করার সাথে সাথে ২৮ তারিখে সাবমিট করার জন্য আগের টেমপ্লেটের একটি কপি তৈরি হয়ে যাবে । এইভাবে মাসে ২ টি রিপোর্ট তৈরি হবে।
এই ধরনের রিপোর্টের ক্ষেত্রে রিপোর্টটি প্রেরণের শেষ তারিখ হবে ২৮। মেকার ২৮ তারিখের রিপোর্ট টি সাবমিট করার সাথে সাথে পরবর্তী মাসের ২৮ তারিখে সাবমিট করার জন্য আগের টেমপ্লেটের একটি কপি তৈরি হয়ে যাবে । এইভাবে মাসে ১ টি রিপোর্ট তৈরি হবে।
এই ধরনের রিপোর্টের ক্ষেত্রে রিপোর্টটি প্রেরণের শেষ তারিখ হবে রিপোর্টের টেমপ্লেট কনফিগার করার সময় ঐ (যে মাসে রিপোর্ট টেমপ্লেট কনফিগার করছে) মাসের যে তারিখটি সিলেক্ট করে দিবে সেই তারিখ যেমনঃ রিপোর্টটি নভেম্বর মাসে কনফিগার করা হলো এবং রিপোর্ট প্রেরণের শেষ দিন দেয়া হলো ২৫ তারিখ । এবং মেকার ২৫ তারিখের রিপোর্ট টি সাবমিট করার সাথে সাথে পরবর্তী তিন (৩) মাস পরের ২৫ তারিখে সাবমিট করার জন্য আগের টেমপ্লেটের একটি কপি তৈরি হয়ে যাবে । এইভাবে ৩ মাসে ১ টি রিপোর্ট তৈরি হবে।
এই ধরনের রিপোর্টের ক্ষেত্রে রিপোর্টটি প্রেরণের শেষ তারিখ হবে রিপোর্টের টেমপ্লেট কনফিগার করার সময় ঐ (যে মাসে রিপোর্ট টেমপ্লেট কনফিগার করছে) মাসের যে তারিখটি সিলেক্ট করে দিবে সেই তারিখ যেমনঃ রিপোর্টটি নভেম্বর মাসে কনফিগার করা হলো এবং রিপোর্ট প্রেরণের শেষ দিন দেয়া হলো ২৫ তারিখ । এবং মেকার ২৫ তারিখের রিপোর্ট টি সাবমিট করার সাথে সাথে পরবর্তী ছয় (৬) মাস পরের ২৫ তারিখে সাবমিট করার জন্য আগের টেমপ্লেটের একটি কপি তৈরি হয়ে যাবে । এইভাবে ৬ মাসে ১ টি রিপোর্ট তৈরি হবে।
এই ধরনের রিপোর্টের ক্ষেত্রে রিপোর্টটি প্রেরণের শেষ তারিখ হবে রিপোর্টের টেমপ্লেট কনফিগার করার সময় ঐ (যে মাসে রিপোর্ট টেমপ্লেট কনফিগার করছে) মাসের যে তারিখটি সিলেক্ট করে দিবে সেই তারিখ যেমনঃ রিপোর্টটি নভেম্বর মাসে কনফিগার করা হলো এবং রিপোর্ট প্রেরণেরশেষ দিন দেয়া হলো ২৫ তারিখ । এবং মেকার ২৫ তারিখের রিপোর্ট টি সাবমিট করার সাথে সাথে পরবর্তী বারো (১২) মাস পরের ২৫ তারিখে সাবমিট করার জন্য আগের টেমপ্লেটের একটি কপি তৈরি হয়ে যাবে । এইভাবে ১২ মাসে ১ টি রিপোর্ট তৈরি হবে ।
"একটি রিপোর্টের মোট চার (৪) ধরনের অবস্থা আছে । তৈরির অপেক্ষায়: রিপোর্টের অবস্থা তৈরির অপেক্ষায় এর অর্থ রিপোর্টটি মেকারের কাছে আছে এবং মেকার এখনো সাবমিট করেনি। যাচাই এর অপেক্ষায়: রিপোর্টের অবস্থা যাচাই এর অপেক্ষায় এর অর্থ রিপোর্টটি মেকার দ্বারা সাবমিট হয়ে চেকারের কাছে আছে । চেকার এখনো রিপোর্ট টি সাবমিট করেনি। অনুমোদনের অপেক্ষায়: রিপোর্টের অবস্থা অনুমোদনের অপেক্ষায় এর অর্থ রিপোর্টটি চেকার দ্বারা সাবমিট হয়ে অ্যাপ্রুভারের কাছে আছে । অনুমোদনকারী এখনো রিপোর্ট টি সাবমিট করেনি। অনুমোদিত: রিপোর্টের অবস্থা অনুমোদিত এর অর্থ রিপোর্ট টি অনুমোদনকারী দ্বারা সাবমিট হয়ে প্যারেন্ট অফিসের কাছে আছে । এবং এই রিপোর্টের কার্যক্রম অ্যাসাইনকৃত অফিসের জন্য শেষ হয়ে গেছে ।"
"প্রতিটি ইউজারকে তার প্রতি অ্যাসাইনকৃত কাজের / আগত রিপোর্টে কোনো রিপোর্ট আসলে এবং অ্যাসাইনকৃত কাজের শেষ সময় শেষ হওয়ার পূর্বে নোটিফিকেশন প্রদান করা হবে। নোটিফিকেশনটি প্রদান করার তিনটি মাধ্যম রয়েছে। 1. এস এম এস- মুঠোফোনে বার্তা প্রেরণ করার মাধ্যমে। 2. মেইল- ইউজারের মেইলে ই-মেইল পাঠানোর মাধ্যমে। 3. বেল আইকন- প্রতিটি ইউজারের ড্যাশবোর্ডে নোটিফিকেশন এর জন্য বেল আইকন সিস্টেম করা হয়েছে। নোটিফিকেশন আসলে বেল আইকন এ সেটি দেখাবে।"
চেকারের ডাটা গুলো পর্যালোচনা করে প্রয়োজন অনুসারে ডাটা ইনপুট দিবে। এডিট বাটনে ক্লিক করলে নির্দিষ্ট রিপোর্ট টেমপ্লেট এর পূর্বের ডাটাসহ এডিট মোড এ আসবে যাতে অনুমোদনকারী সঠিক তথ্য দিয়ে পূরণ করবে।পূরণ করার পর সংরক্ষণ করুন এই বাটনে ক্লিক করার মাধ্যমে পূরণকৃত তথ্য গুলো সংরক্ষণ করবে। ডাটা এন্ট্রির ক্ষেত্রে দুই ধরনের টেমপ্লেট আসবে।
অনুমোদনকারী রিপোর্টটি নথিতে প্রেরণ করতে পারবেন উক্ত বাটন এর মাধ্যমে।